Registro de jornada obligatorio: qué exige la ley y cómo cumplirlo

Qué es el registro de jornada

Es la anotación diaria de la hora concreta a la que cada trabajador empieza y termina su jornada. Lo exige el artículo 34.9 del Estatuto de los Trabajadores, que añadió el Real Decreto-ley 8/2019 y que está en vigor desde el 12 de mayo de 2019.

Su objetivo es que se pueda comprobar cuánto se trabaja de verdad, y en especial las horas extraordinarias. Va en la línea de la sentencia del Tribunal de Justicia de la Unión Europea de 14 de mayo de 2019 (asunto C-55/18), que obliga a los países a exigir un sistema «objetivo, fiable y accesible» para medir la jornada.

Quién está obligado

Todas las empresas, sea cual sea su tamaño o su sector, y para todos sus trabajadores: indefinidos y temporales, a jornada completa o parcial, los que trabajan a distancia y los que pasan el día fuera, como comerciales o instaladores. También los trabajadores cedidos por una empresa de trabajo temporal, cuyo registro corresponde a la empresa en la que trabajan.

Quedan fuera:

• El personal de alta dirección, que tiene su propia relación laboral.
• Los autónomos y los socios de cooperativas, porque no están en el Estatuto de los Trabajadores.

Algunos colectivos, como el transporte por carretera o la marina mercante, siguen además reglas especiales del Real Decreto 1561/1995. Y los mandos con flexibilidad horaria también tienen que fichar: el Ministerio aclara que la confianza no les exime del registro diario.

Qué hay que registrar

El mínimo legal es la hora de inicio y la hora de fin de la jornada de cada día y de cada persona. A partir de ahí:

• Pausas. La ley no obliga a anotarlas, pero el Ministerio de Trabajo recomienda hacerlo: si no constan, se presume que todo el tiempo entre la entrada y la salida es de trabajo. Si las pausas están fijadas de forma clara para toda la plantilla en el convenio o el contrato, no hace falta anotarlas cada día.
• Horas extraordinarias. Se siguen registrando día a día, se suman en cada periodo de pago y el trabajador recibe una copia del resumen con la nómina (artículo 35.5 del Estatuto).
• Tiempo parcial. La jornada se registra día a día, se suma cada mes y la empresa entrega al trabajador el resumen mensual junto con la nómina (artículo 12.4.c del Estatuto). Esos resúmenes también se guardan cuatro años.

Cómo se puede llevar

Hoy la ley no impone un formato: vale el papel y vale un sistema digital, siempre que dé una información fiable y que no se pueda modificar después. Un Excel que cualquiera puede retocar, o unas hojas firmadas a final de mes con las horas teóricas, difícilmente cumplen esa condición.

Quién decide el sistema:

1. Lo que diga el convenio colectivo o un acuerdo de empresa.
2. Si no dicen nada, la empresa lo organiza tras consultar a los representantes de los trabajadores.
3. Si no hay representantes ni convenio que lo regule, lo organiza la empresa, cumpliendo igualmente la ley.

El registro tiene que estar en el centro de trabajo o poder consultarse desde allí de forma inmediata. Si el sistema usa dispositivos digitales o geolocalización, hay que respetar la intimidad de los trabajadores e informarles de cómo funciona.

Cuánto tiempo guardarlo y quién puede verlo

Los registros se conservan cuatro años y durante ese tiempo están a disposición de:

• Cada trabajador, que puede consultar los suyos.
• Sus representantes legales.
• La Inspección de Trabajo y Seguridad Social.

Según la guía del Ministerio, la ley obliga a que se puedan consultar, no a entregar copias cada mes, salvo el resumen de los contratos a tiempo parcial y el de las horas extraordinarias.

Sanciones por no registrar la jornada

No llevar el registro, o llevarlo de forma que no refleje la jornada real, es una infracción grave en materia de tiempo de trabajo (artículo 7.5 de la Ley de Infracciones y Sanciones en el Orden Social). Las multas para las infracciones graves (artículo 40.1.b) son:

Más allá de la multa, sin un registro fiable es muy difícil defenderse de una reclamación de horas extra, porque el registro es la principal prueba de las horas trabajadas.

El futuro registro horario digital

El Gobierno tramita un real decreto que obligaría a llevar el registro de forma digital. A 30 de octubre de 2026 no está aprobado ni publicado en el BOE: el Consejo de Estado emitió un dictamen desfavorable en marzo de 2026 y su aprobación se ha ido aplazando.

Según el borrador conocido, el texto pediría, entre otras cosas:

• Un registro electrónico, sin papel ni hojas de cálculo como sistema habitual.
• Que cada cambio quede anotado con quién lo hizo, cuándo y por qué.
• Que la Inspección pueda consultarlo a distancia.
• Identificar a cada trabajador sin datos biométricos cuando haya alternativas.
• Conservar los datos cuatro años y poder exportarlos.

Hasta que se publique, el texto puede cambiar. Si eliges hoy un sistema digital que ya cumpla esas ideas, el cambio no te pillará a contrapié.

Huella y reconocimiento facial

La Agencia Española de Protección de Datos publicó en noviembre de 2023 una guía sobre el control de presencia con datos biométricos. Considera que fichar con la huella o con la cara es un tratamiento de alto riesgo: exige una evaluación de impacto, el Estatuto de los Trabajadores no basta como base legal y el consentimiento del trabajador solo vale si se le ofrece una alternativa menos intrusiva, como una tarjeta. Desde entonces ya ha sancionado a empresas por sus sistemas de control biométrico.

Por eso, para la mayoría de las empresas lo más sencillo y seguro es fichar con tarjeta o con el móvil.

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